しおじのブログ

渋谷のベンチャーで経営企画担当 → マニラで人事(みたいなこと)

英語で大学・大学院の推薦状を書くときに気をつけるべきこと

ここフィリピンに来て最も難しかった英語ライティングが

「スタッフの大学(院)への推薦状書き」である。

 

実は、「大学に行こうと思うんだけど、Recommemded Letter(もしくはRefference)を書いてくれないか」と聞かれることが2回ほどあった。

 

自分も大学院に行く際に推薦状を書いてもらったので、無下に断るのはあれかなと思い、なんとか考え出して書いている。

 

実は、こういう時に参考になりそうなウェブサイトがあまり見当たらない。

そういうことに遭遇する人はかなり稀なのかもしれないが・・一応書き残しておきたいと思う。

 

個人的な経験上、英語で大学院の推薦状を書くケースにおいて必要なことは以下の通りだと思う。

 

[必要な心構え]
推薦状を読む人たちの状況を想像する。

推薦状を読むのは面接官や大学で合否を判定する人。そういった人たちはどういう状況にあるのかを推測してみる。

・彼らはたくさんのエッセイや推薦状を読む必要がある。

・候補者のこともエッセイでしか知らないし、候補者と推薦状を書いている人の関係も理解はできない。
・つまり、複雑なことを説明して100%理解してもらうのは不可能。

・ちゃんと言いたいことを伝えるためには言いたいことをそぎ落としてシンプルにしておく必要がある。

といったようなことを事前に頭に入れておく必要があると思う。

 


[書く前に必要なこと]

1:質問項目を理解する。 

英語で提供されている質問の意図をきちんと理解すること。

相手が何を知りたいかを把握することが最初のステップ。


この際、可能な限り日本語訳して理解しないほうが良い。
可能であればネイティヴの人にこれは何を聞きたいと思っているのかを説明してもらうと良い。
(でもcandidate本人には聞けないことが一般的だと思うので悩ましいところ)

 

 

2:文を書くにあたっての必要条件を理解する。

これを外すとアウト!という条件を理解する。

・文字数制限をチェック。

・どういう内容を外してはいけないのかをチェックする。

・締め切りを確認して時間を確保する。

・例を出せと書いてあればかならずそれをする。

 

 

[文章を考える]
3:文章の核を考える。

いきなり書き出さずに、その質問に対して一言で答えるなら何をいうかを考える。
いわば文章の核(メイン理由)となる部分をを考える。



4: 文章のストーリーを考える

核の部分だけ書いても、why?と言われて終わるので、ちゃんと支える理由を書く必要がある。

 

基本的にはピラミッドストラクチャーにして、核を支える理由(サブ理由)を数点(3つくらい)考える。

それぞれがちゃんと繋がっているかを考える(why - so whatになっているか?)

 

さらにそのサブ理由を支える例を出せると良い。

文字数制限がある場合、複数の理由をサブ理由として括ることもありうる。

 

例示も自社のことを何も知らないような人でもわかるように噛み砕いて説明する。もしくはわかりやすい例になりそうなものをチョイスすることが重要。

 


5:文章の骨組みを作り、書いていく
ピラミッドストラクチャーが作り終わったら、文章の骨組みを作る。

ここは日本語でも良いと思う。

 

例えばこんな感じ。
-----
彼は◯◯の点で優れている。


理由は2点ある。
1:□□
2:××

 

彼はAという重要プロジェクトで_____という役割を果たした。

 

彼は□□いう点を活かし、プロジェクトにxxxという形で貢献した。

 

よって、彼は◯◯という点に特徴がある。


-----

 

それができたら、実際に書いていく。

 

 

6:骨組みを文章に変えていく 

気を付けるべき点は・・・

・わかりやすい言葉遣いを心がける。

・1文は短すぎず、長すぎず。

・同じ表現を使いまわしすぎるのは頭の悪い証拠に見えるので、なるべく同義語を使うなど、工夫する。

 といったところではないかと思う。

 


[最終チェック]
文法チェック・スペルミスの確認

英文としてミスがあるのは絶対に避けなければならない。

・スペルミスはwordに貼り付けて確認する。

・文法はgoogle翻訳で日本語に直してみる。難しい言い方だと変な日本語になるので、それを直していく。

などを使って直していく。


(そもそも単数・複数、過去現在未来、「三単現のS」、主語と動詞の関係などは最初に書く段階から注意しておくこと。)

 

 

最初から読んでみる。
きちんとピラミッドストラクチャーにできていればそこまで読みづらくないはずだが、
理由同士がちゃんと繋がる話し方をしているかを読み返す。

 

 

ネイティブに軽く添削を依頼するのもあり?
(推薦状でこれをやってよいかはわからないが)仲の良いネイティブがいたら読んでもらうのも1つの方法。

 

 

このあたりをおさえておけば、少なくともひどい推薦状にはならないはず。


まあ、普段からいかに英語ライティングをやっているかというのが如実に出てしまうかもしれませんが。。